5 tips bij reorganisatie

Reorganisatie en ontslag, het bezorgt veel van onze opdrachtgevers hoofdpijn. Dat kunnen we ons goed voorstellen, maar een goede voorbereiding en een strak plan voorkomen slapeloze nachten. In onze 25 jaar praktijkervaring met reorganisaties zijn we aardig door de wol geverfd. We kennen de ratio én de emotie – en kunnen inmiddels een boek vullen met alles wat wij hebben meegemaakt. Dat gaat misschien een beetje ver voor dit artikel, maar we willen je deze 5 tips voor een soepel ontslag niet onthouden.

 

Of het nu gaat om een lastige werknemer ontslaan, een werknemer ontslaan om disfunctioneren of economische omstandigheden, of omdat iemand niet meer past in je veranderende organisatie – iemand de deur wijzen is altijd vervelend. Maar: het hoeft niet per sé lastig te zijn, zeker niet als je het ontslaggesprek oefent in een rollenspel. Dit kan met een collega zijn die van de reorganisatieplannen weet, iemand in je privé-omgeving (zonder directe lijn met je bedrijf) of een van onze adviseurs. Liever niet met iemand samen? Houd het gesprek met jezelf, voor de spiegel of de camera op je mobiel.

Verhaal opschrijven
Voordat je gaat oefenen, schrijf je het verhaal dat je gaat vertellen op. Denk hierbij aan:

• Waarom moet de werknemer vertrekken?
• Op welke argumenten is deze beslissing gebaseerd?
• Wat kan de werknemer van jou verwachten? Wat is zijn perspectief?
• Wat verwacht je van de werknemer?
• Hoe ziet de ontslagprocedure eruit?
• Welk voorstel doe je de werknemer om te komen tot beëindiging?

Wees daarbij duidelijk in je boodschap, draai niet om de hete brij heen. Blijf zakelijk, schrijft en vertel kort en bondig wat de reden is voor een ontslag. Verwijs hierbij eventueel naar de bedrijfseconomische reden, het dossier dat je hebt opgebouwd of eerdere functioneringsgesprekken of beoordelingsgesprekken.

Tijdens het gesprek
Wanneer je het gesprek voert, val dan met de deur in huis. Ga niet eerst een poos over het weer praten of uitgebreid koffie halen voor iedereen. Het is wel belangrijk dat je de werknemer ruimte biedt voor een reactie. Een ontslag kan veel losmaken bij een werknemer. Je bent wellicht zelf al verder in het proces, maar degene die ontslag krijgt moet onverwacht vervelend nieuws verwerken. Beantwoord de vragen kalm en toon begrip, laat merken dat je snapt dat het ontslag vervelend is. Wat er ook gebeurt: word niet te persoonlijk en laat je niet verleiden tot het opsommen van tekortkomingen van de werknemer of het maken van wijzigingen op uw besluit. Geef na afloop van het gesprek informatie over de ontslagprocedure en het voorstel om te komen tot beëindiging mee op papier.

Locatie van het gesprek
Voer het gesprek bij voorkeur op eigen locatie, in een ruimte waar anderen niet kunnen meekijken of meeluisteren. Een plek dichtbij de uitgang is ook prettig. Op die manier hoeven werknemers niet over de gangen van het gebouw te lopen en kunnen ze zo snel mogelijk naar huis om de boodschap te verwerken.

Bij het voorbereiden van een individueel ontslag of ontslagronde, wordt de timing nog weleens vergeten. Daarbij doelen we op drie dingen:

• Het tijdstip waarop je een ontslaggesprek voert
• De momenten waarop je de gesprekken die gaan komen gaat aankondigen
• De communicatie over de ontslaggesprekken met de omgeving en achterban

Tijdstip
Een werknemer die wordt ontslagen, moet de tijd hebben om het nieuws te laten bezinken en vragen te kunnen stellen als die naar boven komen. Vrijdagmiddag valt daarmee af als ideale moment voor een ontslaggesprek, omdat de werknemer dan het weekend moet wachten voordat contact op kan worden genomen met een (juridisch) adviseur. Bekijk ook de agenda van een werknemer die op het punt staat ontslagen te worden. Heeft hij/zij een belangrijke afspraak gepland? Voer het ontslaggesprek dan na die afspraak. Bij individuele ontslaggesprekken wordt vaak het einde van de middag gekozen, omdat medewerkers daarna naar huis kunnen als ze dat willen (ook als ze niet zijn vrijgesteld van werk). In bedrijfseconomische situaties speelt dat wat minder mee: dan zijn er grotere groepen die je één voor één wilt spreken. Kijk dan goed naar de werkdagen/tijden van parttime medewerkers. Kijk ook naar het bedrijfsbelang. Stel dat het altijd druk is met klantcontact in de ochtend, plan de gesprekken dan voor de middag. Ten slotte dit: je kunt niet overal rekening mee houden, want een perfect moment is er nooit. Is iemand jarig? Is het voor of na de vakantie? Is het bijna kerst of ligt iemand in scheiding? Laat die zaken zo min mogelijk meewegen.

Aankondigen
Een medewerker moet op tijd worden uitgenodigd voor een ontslaggesprek. Dit moet niet te kort op het geplande moment zijn, maar ook niet te lang (iemand zal onnodig lang in spanning zitten). De ideale timing is een dag van te voren.

Communicatie met omgeving
Stem de communicatie met anderen af met het moment waarop je ook de medewerker informeert. Het mag niet gebeuren dat de omgeving het nieuws eerder krijgt dan de medewerker zelf.

Wanneer je slechts één of een klein aantal ontslaggesprekken hoeft te voeren, volstaat het vaak een werknemer na het ontslaggesprek informatie over de ontslagprocedure en het voorstel om tot beëindiging te komen op papier mee te geven. Maar soms is een reorganisatie dermate groot, dat een uitgebreider ‘vertrekpakket’ uitkomst biedt om zoveel mogelijk vragen bij de ontslagen medewerker(s) weg te nemen en diegene met een zo goed mogelijk gevoel weg te laten gaan. In het vertrekpakket neem je ook de informatie over de ontslagprocedure en het voorstel tot beëindiging op, maar je kunt bijvoorbeeld ook denken aan documentatie over het OR-adviestraject, een Sociaal Plan, een overzicht met vacatures, informatie over outplacement- of sollicitatiebegeleiding en FAQ waarin je de meest gestelde vragen alvast beantwoordt. Onze adviseurs hebben al vaker een dergelijk pakket opgesteld. Wil je hierover meer weten, neem dan gerust even contact met ons op.

Op het moment dat iemand wordt ontslagen, zal diegene niet altijd gemotiveerd zijn om (direct) weer aan het werk te gaan. Geef de werknemer de ruimte om zijn rust te herpakken en maak concrete afspraken over het vervolg van zijn werkzaamheden of eventuele vrijstelling van werk. Het kan ook zo zijn dat iemand erg ontdaan is en geen werk meer wil uitvoeren.

Bedenk van tevoren wie het werk kan overnemen, zodat de bedrijfscontinuïteit niet in gevaar komt. In zeldzame gevallen kan een werknemer erg boos worden en bijvoorbeeld dreigen met het dwarsbomen van bedrijfsprocessen of systemen. Als je een dergelijke reactie voorziet, is het verstandig om vooraf goed na te denken over de juiste, juridisch verantwoorde reactie.

Een reorganisatie vraagt veel aandacht en bezorgt kopzorgen. Als ondernemer kun je er dan tijdelijk niet veel meer bijhebben, maar waak ervoor de overgebleven werknemers uit het oog te verliezen. Zij zijn de mensen met wie je verder wilt, met wie je aan de toekomst werkt.

Een ontslag(ronde) heeft ook een negatieve impact op de achterblijvers. Zij kunnen het vertrouwen in de organisatie kwijtraken (“Gaat het straks weer beter?”), zijn bang voor hun eigen baan (“Straks ben ik ook aan de beurt!”) of zijn boos op jou als werkgever (“De ontslagen persoon was zo leuk, waarom haalt mijn baas zo’n nare streek uit?”).

Dan kunnen de ‘achterblijvers’ onzeker worden over hun eigen baan. Medewerkers die hier last van hebben, verrichten hun werkzaamheden vaak minder effectief dan voorheen. Ze zijn vaak minder betrokken en loyaal aan de werkgever, gestrester, trager in de besluitvorming of vaker ziek. Ook zijn ze sneller geneigd op zoek te gaan naar ander werk.

Blijf daarom altijd in gesprek met deze medewerkers. Informeer zo open en eerlijk mogelijk over wat er is gebeurd. Geef daarbij aan dat je een onsympathiek besluit hebt moeten nemen en dat ook niet fijn vindt, maar dat het moest om bepaalde redenen (die je dan ook beschrijft). Geef aan dat je met de achterblijvers wilt bouwen aan de toekomst en er samen de schouders onder wilt zetten. Luister naar twijfels en onzekerheden, om die zo goed mogelijk weg te nemen.

Onze expertise op het gebied van reorganisaties

ROS Managementregie geeft advies en begeleiding bij de optimalisatie van uw personeelsbestand en (personele) reorganisaties. Van individueel ontslag tot grootschalige reorganisatietrajecten, zowel bij MKB als beursgenoteerde bedrijven. Voor meer informatie over hoe we kunnen helpen klik hier of neem contact met ons op.