Veelgestelde vragen over reorganisatie en ontslag

Een omzetdaling, werkvermindering of een negatief resultaat vragen vaak om het herijken van uw personele bezetting. Er kan namelijk sprake zijn van overcapaciteit of te veel vaste dienstverbanden. Door slim te kijken naar uw personeelskosten, kunt u veel geld besparen.

Ook een wijziging in bedrijfsstrategie vraagt om een frisse blik op uw personeelsbestand. Of misschien overweegt u uw organisatie anders in te richten, omdat u nieuwe bedrijfsactiviteiten heeft gestart of afgestoten, u (gedeeltelijk) gaat sluiten of omdat uw bedrijf gaat verhuizen. Een herziening van relevante functies en bezetting helpt u dan verder.

In veel gevallen zult u (pas gaan) reorganiseren als de nood aan de man komt en uw bedrijf moet saneren, kosten besparen en het rendement herstellen. Om uw organisatie succesvol te houden, is strategische personeelsplanning echter noodzakelijk: u stemt uw personeelsbestand regelmatig af op uw strategie en interne en externe ontwikkelingen, ook als de omstandigheden minder urgent zijn. Regelmatige beoordeling van die ontwikkelingen helpt u bij het optimaliseren van uw processen. Misschien denkt u erover na om uw koers te wijzigen of uw organisatie anders in te richten? Wilt u een bedrijf overnemen of een bedrijfstak verkopen? Of voorziet u economische ontwikkelingen die impact gaan hebben op uw bedrijfsvoering? Wees er op tijd bij en schakel vroegtijdig een adviseur in, zodat u goed bent voorbereid op wat er komen gaat. Het reorganisatieproces zal dan veel soepeler en efficiënter verlopen, en het eindresultaat is beter.

Nee, voordat u ontslag kunt geven, controleert UWV of de kantonrechter of is voldaan aan de regels om een arbeidsovereenkomst te beëindigen. Dit heet de preventieve toets. UWV of de rechter beoordeelt of er een redelijke grond is voor het ontslag en of herplaatsing nog mogelijk is. U mag niet zelf kiezen of u naar UWV of kantonrechter gaat: de reden voor ontslag bepaalt waar u naartoe moet. Bij een ontslag op staande voet of het ontslag van een statutair bestuurder gelden wel weer andere regels.

U kunt een arbeidsovereenkomst beëindigen om verschillende redenen, zie ook de ontslagregels van het UWV.

U kunt ontslag laten lopen via het UWV als er sprake is van langdurige arbeidsongeschiktheid of ontslag om bedrijfseconomische reden. Per bedrijfseconomische reden moet u verschillende zaken aanleveren bij het UWV om uw aanvraag te onderbouwen. Er zijn verschillende vereisten om een voldragen ontslaggrond te krijgen, zoals:
– slechte of slechter wordende financiële situatie
– werkvermindering
– organisatorische of technologische veranderingen
– bedrijfsverhuizing
– beëindiging van de werkzaamheden van de onderneming
– vervallen van loonkosten subsidie

De adviseurs van ROS weten wat de vereisten zijn en kunnen u daarbij helpen.

Het ontslag gaat via de kantonrechter als het gaat om ontslag bij persoonlijke redenen. Voorbeelden van persoonlijke redenen zijn disfunctioneren, verstoorde arbeidsrelatie, verwijtbaar handelen of nalaten, veelvuldig ziekteverzuim, ernstig gewetensbezwaar of een combinatie van ontslaggronden (cumulatiegrond).

Ontslag met wederzijds goedvinden U kunt ook in overleg met een werknemer een arbeidsovereenkomst beëindigen. Dit heet ontslag met wederzijds goedvinden. Dit kan alleen schriftelijk en gebeurt dan met een zogenoemde vaststellingsovereenkomst of beëindigingsovereenkomst. U spreekt samen af hoe de beëindiging van de arbeidsovereenkomst er uit komt te en maakt afspraken over de einddatum, het al dan niet blijven verrichten van werkzaamheden en de hoogte van de eventuele vergoeding voor ontslag.

Als u in overleg met een werknemer een arbeidsovereenkomst beëindigt, spreekt u samen af hoe het ontslag wordt afgehandeld. U legt uw afspraken schriftelijk vast in een zogenoemde vaststellingsovereenkomst of beëindigingsovereenkomst. De werknemer heeft daarna een wettelijke bedenktijd van 14 dagen, waarop hij/zij schriftelijk mag terugkomen op het ontslag zonder daarvoor een reden op te geven. Als werkgever bent u verplicht in de beëindigingsovereenkomst op de bedenktijd te wijzen. Als u dat niet doet, heeft de werknemer een bedenktijd van 21 dagen.

Nee, om te bepalen wie voor ontslag in aanmerking komt, moet de regelgeving van het UWV worden gevolgd. Uitgangspunt is dat aan een medewerker met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd een grotere bescherming toekomt dan aan (sommige) flexibele medewerkers die dezelfde functie vervullen. Op grond hiervan geldt bij ontslag om bedrijfseconomische redenen een rangorde tussen groepen medewerkers. Dat betekent bijvoorbeeld dat eerst afscheid moet worden genomen van externe medewerkers, werknemers die de AOW-gerechtigde leeftijd hebben bereikt, nul-urencontracten en werknemers met een contract voor bepaalde tijd dat binnenkort afloopt.

Mocht uiteindelijk ook nog ingekrompen moeten worden in de groep met medewerkers met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd of een bepaalde tijd contract met een resterende looptijd van meer dan 26 weken, dan moet op basis van het afspiegelingsbeginsel/functieverval bepaald worden welke werknemer(s) voor ontslag worden geselecteerd. Dit is een complexe en nauwkeurige exercitie waar onze adviseurs u bij kunnen helpen.

Vaak gaat u bij een ontslag om bedrijfseconomische redenen eerst proberen om een vaststellingsovereenkomst te sluiten. U kunt dan alvast een voorlopige ontslagaanvraag bij het UWV doen (wat verstandig is, mocht een werknemer zich na het ontslaggesprek ziek melden). Van het UWV krijgt u twee weken de tijd om te komen tot een vaststellingsovereenkomst. Als dat niet lukt, gaat u de procedure verder vervolgen en moet u allerlei informatie aanleveren.

Het UWV werkt met een ontslagformulier a, b en c. Wat u precies moet aanleveren, hangt ook af van de exacte bedrijfseconomische reden. Bij een slechte financiële situatie moet u weer andere zaken aanleveren dan bij een bedrijfsbeëindiging et cetera. Als de aanvraag door UWV compleet is bevonden, gaat deze naar de werknemer (tot die tijd heeft de werknemer nog niets ontvangen). De werknemer mag hier dan op reageren (verweer). Daarna komt UWV met beslissing, waarbij ze er ook nog voor kunnen kiezen om nog een ronde met ‘hoor en wederhoor’ te doen.

Het UWV neemt dan een beslissing, waarbij de ontslagvergunning wordt verleend of geweigerd. Bij een verleende vergunning, kunt u de arbeidsovereenkomst beëindigen (binnen een bepaalde periode en met inachtneming van de opzegtermijn, waarbij de proceduretijd in mindering mag worden genomen, met een minimale opzegtermijn van één maand). Als de vergunning wordt geweigerd, kunt u niet opzeggen. Zowel u als de medewerkers hebben de mogelijkheid tot beroep.

Indien een werknemer ziek is, geldt een opzegverbod. Dit betekent dat u de arbeidsovereenkomst niet mag opzeggen en de werknemer extra ontslagbescherming heeft. Het UWV verleent geen ontslagvergunning als er sprake is van een opzegverbod, tenzij het de verwachting is dat het opzegverbod niet meer geldt binnen vier weken na een beslissing op de ontslagaanvraag. Er zijn uitzonderingen op het ontslagverbod. Zo mag een zieke werknemer toch worden ontslagen als sprake is van volledige bedrijfsbeëindiging.

Als het initiatief voor ontslag bij u als werkgever ligt én een voldragen ontslaggrond bestaat, dan hebben werknemers recht op een zogeheten transitievergoeding.

Wilt u een indruk krijgen van de hoogte van de transitievergoeding? Ga dan – kort door de bocht – uit van eenderde maandsalaris per dienstjaar, gerekend naar jaren/maanden/dagen. Dit is een indicatie: de werkelijkheid is ingewikkelder. U heeft bijvoorbeeld ook te maken met verschillende looncomponenten, uitzend-/inleenperiode voor de indiensttreding datum, medewerkers die een korte periode uit dienst zijn gegaan en weer in dienst zijn gekomen, of bijvoorbeeld een faillissement of doorstart. Al die zaken kunnen impact hebben op de vergoeding. Wij kunnen exact voor u berekenen wat de kosten van de transitievergoeding zijn, maar ook de besparingen en terugverdientijd in kaart brengen.

De praktijk
De transitievergoeding is het bedrag dat u betaalt bij een voldragen ontslaggrond. In de praktijk zien we echter vaak dat meer wordt betaald om te komen tot een ontslag met wederzijds goedvinden (soms ook omdat er ‘gaten’ zitten in de ontslaggrond, maar bijv. ook om de juridische procedure te voorkomen). Ook als u met de vakbonden gaat onderhandelen over een Sociaal Plan, bent u vaak duurder uit dan de transitievergoeding. En dan is er nog de situatie dat u géén ontslaggrond hebt en eigenlijk alleen afscheid kan nemen als de werknemer daaraan zijn medewerking verleent middels een minnelijke regeling, dan neem de vergoeding ook vaak (fors) toe.

Bij een ‘hogere’ vergoeding, moet u trouwens niet alleen denken aan de beëindigingsvergoeding zelf die hoger kan zijn. Voorzieningen kunnen bijvoorbeeld ook zijn: een latere einddatum, een budget voor juridische kosten of een budget voor outplacement/opleiding e.d.

Als een ontslag verloopt via de kantonrechter volgens de cumulatiegrond (dus bij een combinatie van ontslaggronden), dan kan de kantonrechter naast de transitievergoeding een extra vergoeding toekennen. Deze extra vergoeding is maximaal 50% van de transitievergoeding.

In een vaststellingsovereenkomst kunt u alles met een werknemer afspreken, ook dat hij/zij geen of een lagere vergoeding krijgt. Een werknemer zal hier echter niet (snel) mee akkoord gaan.

Er is (bij het UWV-traject) de mogelijkheid om onder bepaalde voorwaarden de vergoeding gespreid te betalen. Ook is er een aparte regeling voor eigenaren van een klein bedrijf die hun bedrijf willen stoppen vanwege pensioen of ziekte. De vergoeding moet in die situaties wel betaald worden, maar u kunt die terugkrijgen (net zoals het geval is bij ontslag vanwege 104-weken ziekte).

Als u als bedrijf niet zelf de middelen hebt, zult u op zoek moeten gaan naar funding voor de maatregelen, bijvoorbeeld de bank of een andere externe financier. Die zullen daar niet zomaar mee akkoord gaan, maar als de reorganisatie onderdeel uitmaakt van een totaal (herstructurerings-/recovery)plan met licht aan het einde van de tunnel, dan lukt het ons in de praktijk regelmatig om funding te krijgen. Soms kan dat ook betekenen dat een klant wat moet verkopen (bijv. een pand of deel van de aandelen), hierover adviseren wij ook.

Ontslag, hoe pak ik dat aan? Een reorganisatieplan helpt u alle informatie en gegevens op een rij te zetten, zodat u een goed overzicht krijgt van vervolgstappen die eventueel gezet worden. Hieronder geven we tips voor een reorganisatieplan bij een grote(re) reorganisatie op bedrijfseconomische gronden. Bij persoonlijke redenen, en wanneer het om een individu gaat, maakt u een ander plan.

 

U gebruikt dit plan voor:
– het adviestraject met de ondernemingsraad (indien er sprake is van adviesrecht conform artikel 25 WOR)
– de communicatie met de vakbonden, dit is afhankelijk van de omvang van de reorganisatie: bij 20 of meer ontslagen in een tijdvak van 3 maanden geldt een WMCO, dan moet u melding van het collectieve ontslag maken bij de vakbonden/UWV en met de vakbonden in overleg
– het ontslagtraject bij UWV, als niet tot beëindiging met wederzijds goedvinden gekomen kan worden;
– interne communicatie.

 

In het plan komen bijvoorbeeld de volgende punten aan de orde:
– een uiteenzetting van de bedrijfseconomische redenen van de reorganisatie en een uitleg over hoe u ervoor gaat gezond te worden en blijven
– de reeds genomen kostenbesparende maatregelen
– de voorgenomen bezuinigingsmaatregelen, waaronder de voorgenomen bezuinigingsmaatregelen op personeelskosten
– een prognose voor de aankomende zes maanden tot één jaar waarin wordt ingegaan op de situatie waarin wel op loonkosten wordt bezuinigd en op de situatie waarin dat niet gebeurt (ongewijzigd en gewijzigd beleid)
– een uiteenzetting waarom afvloeiing van personeel noodzakelijk is om de gewenste of benodigde situatie te bereiken
– een overzicht van de afdelingen / functies waar arbeidsplaatsen zullen (moeten) vervallen

 

Hulp nodig?
Door een reorganisatieplan te maken, begint u met 1-0 voorsprong. Maar er komt meer bij kijken. Denk daarbij bijvoorbeeld aan:
– de rol van vakbonden en ondernemingsraden
– het bepalen van de ontslagvolgorde middels het afspiegelingsbeginsel of functieverval
– de voorzieningen, waaronder de transitievergoeding
– bedrijfscontinuïteit en de achterblijvers

We kunnen ons voorstellen dat u hulp nodig heeft bij uw reorganisatie. Wij helpen u daarbij graag verder. Bekijk hier onze adviseurs.

Menig ondernemer hikt aan tegen een reorganisatie en het aanzeggen van ontslag kan ondernemers veel hoofdpijn bezorgen. Wat als het gaat om een trouwe medewerker die jarenlang in dienst is geweest? Iemand die u graag mag? Of juist iemand voor wiens assertieve reactie u vreest.

Wij merken dat vreemde ogen dwingen. Of beter gezegd: zonder persoonlijke band of relatie gaat een afscheidstraject met minder emotie gepaard. Een adviseur die buitenstaander is kan op een meer neutrale manier professioneel de keuzes en vervolgstappen uitleggen. Ook zijn zaken met betrekking tot het arbeidsrecht vaak gecompliceerd. Wij merken dat reorganisaties vaak stroever gaan als de ondernemer of de HR-verantwoordelijke dat zelf uitvoert. Gesprekken gaan dan niet meer over feiten maar over verwijten. Dat is nooit goed.

Daarbij, in een ontslagtraject komen vaak ook advocaten / adviseurs vanuit de werknemer aan tafel. Als adviseur van de werkgever is het voor ons ‘makkelijker’ praten met een advocaat/adviseur, omdat zowel die partij als wij uit de emotie zijn, beide de ontslagregels kennen en kunnen onderzoeken waar het wringt, maar zeker ook waar de oplossing zit.

En zo komen wij vaak aan tafel om het afscheidsproces niet alleen op de juiste arbeidsrechtelijke wijze te coördineren, maar tegelijk als neutrale buffer te fungeren. Zowel werkgever als werknemer hebben daar baat bij. Een reorganisatie verloopt dan niet alleen sneller, maar ook met minder verwijten over en weer. Het vraagt van ons uiteraard tact en inlevingsvermogen, maar de gesprekken die wij voeren hebben in vrijwel alle gevallen een positief einde. En daar doen we het voor.

Neem gerust eens contact met ons op om hierover van gedachten te wisselen, ook wanneer u vragen heeft over het traject van wijkers.

Een wijziging van de organisatiestructuur en het ontslaan van medewerkers alleen zijn soms niet voldoende om een bedrijf te laten herstellen of optimaliseren. Het gaat ook over de besluitvormingsprocedures, de werkwijzen/processen, de manier van omgaan met elkaar, het opblazen van koninkrijkjes, en de mensen die de nieuwe organisatie vorm moeten geven.

Neem contact op met onze adviseurs als u wilt kijken naar de bedrijfskundige vervolgstappen of volgende fase in uw recoverytraject. Uiteindelijk reorganiseren wij liever dan dat we alleen maar mensen ontslaan.

Als de rook is opgetrokken en het herstel is ingezet, kunt u met de achterblijvers het werk nog wel gedaan krijgen? Als directie moet u vooruit blijven kijken en nieuwe vergezichten presenteren. Wij helpen u bij de praktijk, en kennen de taaie weerstand van de werkelijkheid.

Neem contact op met onze adviseurs als u wilt kijken naar de bedrijfskundige vervolgstappen of volgende fase in uw recoverytraject.

De wet op de ondernemingsraden (WOR) zegt dat het advies gevraagd moet worden op een moment dat het advies nog van wezenlijke invloed kan zijn op het te nemen besluit (25.2). Dat is dus vóór in het besluitvormingstraject. Anderzijds moet het voorgenomen besluit volstrekt duidelijk zijn en moeten de gevolgen in beeld zijn.

In de Wet op de Ondernemingsraden komt het woord reorganisatie niet letterlijk voor. Het gaat wel over “beëindiging van de werkzaamheden van de onderneming of van een belangrijk onderdeel daarvan”(artikel 25.1.c.), “belangrijke inkrimping, uitbreiding of andere wijziging van de werkzaamheden van de onderneming” (WOR artikel 25.1.d) of een “belangrijke wijziging in de organisatie van de ondernemeing, dan wel in de verdeling van bevoegdheden binnen de onderneming” (25.1.e).

Bij collectief ontslag moet de werkgever zich houden aan de regels uit de Wet melding collectief ontslag (Wmco). Hieronder vatten we de belangrijkste onderdelen van deze wet samen.

U moet een melding doen bij het UWV en werknemers- en werkgeversverenigingen indien u 20 of meer medewerkers binnen één werkgebied wilt ontslaan vanwege bedrijfseconomische redenen, binnen een tijdvak van drie maanden. Dat betekent in de praktijk ook dat u met de vakbonden om tafel gaat om te komen tot een Sociaal Plan. Het is geen verplichting daadwerkelijk tot een plan te komen: in feite kunt u zonder Sociaal Plan door met uw reorganisatie. De praktijk is echter wat weerbarstiger, en gaan met een Sociaal Plan de ontslaggesprekken makkelijker en sneller. Het Sociaal Plan geldt namelijk voor iedereen en u hoeft niet meer ‘individueel te onderhandelen’.

Vaak werkt een vakbond samen met de OR en stelt de OR als voorwaarde voor hun positieve advies dat er een sociaal plan met de vakbonden wordt overeengekomen. Ook kunnen bonden gaan staken om druk te zetten op de werkgever om te komen tot een sociaal plan. Ook kunnen ontslaggesprekken moeilijker worden, als er geen sociaal plan is.

Dat is afhankelijk van de gevolgen van de reorganisatie. De WOR zegt dat alle gevolgen door de directie in kaart gebracht moeten worden evenals de maatregelen om die op te vangen. Zijn die gevolgen ernstig, dan is er een set maatregelen nodig om die gevolgen op te vangen: een Sociaal Plan. Dit kan worden afgesloten door de vakbonden, maar ook door de ondernemingsraad. In bedrijven met veel vakbondsleden zal de vakbond doorgaans het sociaal plan afsluiten.